Change Management ist mehr als nur eine Aneinanderreihung von Maßnahmen. Es ist eine strategische und gleichzeitig empathische Herangehensweise, um Menschen, Prozesse und Organisationen durch den Wandel zu führen. In der Healthcare IT, wo Systeme wie Krankenhausinformationssysteme (KIS) oder andere IT-Lösungen eingeführt werden, ist Change Management nicht nur ein unterstützendes Werkzeug – es ist maßgeblich für den Projekterfolg.

In diesem Artikel erfährst du, wie du nicht nur den Wandel steuerst, sondern aktiv mitgestaltest – für Projekte, die nicht nur erfolgreich sind, sondern auch nachhaltig wirken.

Change Management bedeutet, Menschen, Teams und ganze Organisationen von ihrem aktuellen Zustand zu einem neu gewünschten Zustand zu führen. Doch was bedeutet das konkret, besonders im Kontext der Healthcare IT?

Im Kern geht es beim Change Management darum, strukturierte Prozesse zu nutzen, um sicherzustellen, dass Veränderungen effizient, reibungslos und mit dem geringstmöglichen Widerstand umgesetzt werden. Es handelt sich um einen proaktiven Ansatz, der nicht nur das „Was“ und „Warum“, sondern auch das „Wie“ der Veränderungen adressiert.

Im Grunde genommen ist Change Management Teil der Projektabwicklung, wird aber leider in der Praxis oft stiefmütterlich behandelt.

“Change Management” ist ein weitreichendes und komplexes Feld innerhalb der Unternehmensorganisation, das sich mit der Gestaltung von Veränderungsprozessen beschäftigt. In der Praxis existieren zahlreiche Modelle, die diese Prozesse in verschiedene Phasen unterteilen, um die Durchführung und Steuerung von Veränderungen systematisch zu unterstützen.

Kurt Lewin und John Kotter haben zwei sehr bekannte Modelle zur Gestaltung von Veränderungsprozessen entwickelt, die Organisationen helfen, strukturierte Wege durch die oft turbulenten Phasen des Wandels zu navigieren. Lewins Phasenmodell teilt den Prozess in drei Schlüsselphasen ein: Zunächst das „Unfreezing“, bei dem alte Strukturen und Gewohnheiten aufgebrochen werden, um die Notwendigkeit für Veränderungen zu erkennen und Akzeptanz zu schaffen. Anschließend folgt das „Moving“, die Phase, in der die Veränderungen aktiv implementiert und die Betroffenen in den Prozess eingebunden werden. Abschließend sorgt das „Refreezing“ für die Verstetigung der neuen Verfahren und Strukturen, um die Nachhaltigkeit der Veränderungen zu sichern.

John Kotters 8-Schritte-Modell baut auf einer ähnlichen Basis auf, erweitert den Prozess jedoch um zusätzliche Schritte, die eine breite Akzeptanz und nachhaltige Umsetzung der Veränderungen sicherstellen sollen. Es beginnt mit dem Schaffen von Dringlichkeit, um ein klares Verständnis für die Notwendigkeit der Veränderung zu entwickeln. Darauf folgen die Bildung einer starken Führungskoalition, die Entwicklung und Kommunikation einer klaren Vision und Strategie. Die weiteren Schritte umfassen das Befähigen der Mitarbeiter, das Erzielen von kurzfristigen Erfolgen und das Konsolidieren dieser Erfolge, um weiteren Wandel voranzutreiben. Der letzte Schritt ist das Verankern der neuen Ansätze in der Kultur der Organisation, um dauerhafte Veränderungen zu gewährleisten.

Beide Modelle bieten wertvolle Rahmenwerke für Organisationen, um Veränderungsprozesse systematisch und effektiv zu gestalten und umzusetzen, wobei jeder Schritt darauf abzielt, den Übergang für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Neben den bekannten Ansätzen von Kurt Lewin und John Kotter gibt es zahlreiche weitere Modelle, die wertvolle Perspektiven für das Change Management bieten. Das ADKAR-Modell von Prosci beispielsweise fokussiert auf die individuellen Veränderungen jedes Mitarbeiters und bietet mit den fünf Phasen Awareness, Desire, Knowledge, Ability und Reinforcement einen klar strukturierten Prozess, um Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Ein weiteres praxisnahes Modell ist das McKinsey 7-S-Modell, das die sieben Dimensionen einer Organisation – Strategie, Struktur, Systeme, Stil, Skills, Mitarbeitende und gemeinsame Werte – integriert betrachtet. Dieses Modell ist besonders hilfreich, um den ganzheitlichen Charakter von Veränderungsprozessen zu verstehen und sicherzustellen, dass alle Bereiche aufeinander abgestimmt sind.

Ein zentraler Ansatz im Change Management ist das 5-Phasen-Modell nach Krüger, das die Veränderung in die Phasen Initialisierung, Konzeption, Mobilisierung, Umsetzung und Verstetigung unterteilt. Dieses Modell hebt die Bedeutung von aktiver Stakeholder-Einbindung und einer klaren Kommunikationsstrategie in jeder Phase hervor. Besonders in der Mobilisierungsphase wird deutlich, wie wichtig es ist, die Mitarbeitenden durch gezielte Maßnahmen für die Veränderung zu gewinnen, um Widerstände zu minimieren und Engagement zu fördern.

Ein weiteres Konzept, das im Change Management zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Idee der lernenden Organisation nach Peter Senge. Dieser Ansatz betont, dass Organisationen sich ständig weiterentwickeln und anpassen müssen, indem sie auf kollektives Lernen setzen. Die fünf Disziplinen – persönliches Wachstum, mentale Modelle, geteilte Visionen, Teamlernen und systemisches Denken – bieten eine wertvolle Grundlage, um Veränderungen nicht nur umzusetzen, sondern sie nachhaltig zu verankern. Besonders in dynamischen und komplexen Umfeldern, wie der Healthcare IT, kann die lernende Organisation dabei helfen, die Anpassungsfähigkeit zu erhöhen und langfristigen Erfolg zu sichern.

Ein weiteres innovatives Modell ist das Change Curve-Modell, das sich auf die emotionalen Phasen der Betroffenen konzentriert – von der Ablehnung bis zur Akzeptanz. Dieses Modell, das auf der Trauerkurve von Elisabeth Kübler-Ross basiert, ist besonders nützlich, um die menschliche Seite von Veränderungen zu adressieren und Strategien zu entwickeln, die Mitarbeitende während der verschiedenen Phasen gezielt unterstützen. Die Auswahl des passenden Modells hängt stets von der spezifischen Organisationskultur, den Projektzielen und den beteiligten Stakeholdern ab. Oft führt eine Kombination verschiedener Ansätze zu den besten Ergebnissen, um nachhaltigen Wandel zu gestalten.

Neben den klassischen Modellen gibt es systemische Ansätze, die in der modernen Projektarbeit immer mehr an Bedeutung gewinnen. Im Change Management bieten diese eine tiefere und ganzheitliche Perspektive auf Organisationsveränderungen. Diese Ansätze erkennen an, dass Organisationen komplexe Systeme sind, in denen alles miteinander verbunden ist. Veränderungen in einem Bereich können unerwartete Auswirkungen in anderen Bereichen haben, weshalb eine systemische Sichtweise entscheidend ist.

Systemische Theorien basieren auf der Idee, dass ein Unternehmen wie ein lebendiges System funktioniert, das aus verschiedenen interagierenden Teilen besteht. Diese Theorien betonen die Wichtigkeit der Beziehungen zwischen den Systemelementen und wie diese das Gesamtverhalten des Systems beeinflussen. Im Kontext von Change Management ermöglichen systemische Ansätze den Führungskräften, die tieferen Muster und Verbindungen innerhalb der Organisation zu erkennen und zu verstehen.

Die systemische Arbeit hilft, die oft unsichtbaren Kräfte zu erkennen, die Projekte und Veränderungsprozesse beeinflussen. Dazu gehören Machtstrukturen, Organisationskultur, unbewusste Annahmen und emotionale Unterströmungen. Ein systemischer Ansatz ermöglicht es Projektmanagern, nicht nur auf das zu reagieren, was an der Oberfläche sichtbar ist, sondern auch tieferliegende Probleme und Potenziale zu adressieren. Dies führt zu nachhaltigeren und effektiveren Veränderungen.

Lies gerne mehr über systemische Arbeit in Projekten hier.

Intuition und innere Ausrichtung spielen eine entscheidende Rolle in der systemischen Arbeit. Sie ermöglichen es den Change Managern und Projektleitern, über analytische Daten und sichtbare Fakten hinauszugehen und tiefergehende Einsichten in das “Wie” und "Warum" hinter den Veränderungsprozessen zu gewinnen. Indem sie ihrer Intuition folgen, können Führungskräfte oft versteckte Hindernisse identifizieren und kreative Lösungen entwickeln, die auf einem tieferen Verständnis des organisationalen Kontextes basieren. Die Intuition hilft auch dabei, sich auf die richtigen Ziele zu konzentrieren und die Maßnahmen auszurichten, was insbesondere in komplexen und unsicheren Situationen von unschätzbarem Wert ist.

In meinem E-Learning Projektmanagement Essentials findest du hilfreiche Übungen, um deine Intuition im Projekt zu stärken.

Ein gut durchdachtes Change-Konzept in Projekten ist ein essenzielles Element für den erfolgreichen Wandel innerhalb einer Organisation. Es setzt auf eine klare Struktur, berücksichtigt die individuellen Bedürfnisse der beteiligten Personen und schafft eine Balance zwischen strategischer Planung und flexibler Anpassung. Doch was macht ein solches Konzept konkret aus?

Schließlich darf der langfristige Aspekt eines Change-Konzepts nicht vernachlässigt werden. Der Wandel sollte tief in der Unternehmenskultur verankert werden, damit er Bestand hat. Erfolgsgeschichten und positive Beispiele können dabei helfen, die Motivation und das Engagement zu stärken. Hier kommt dann auch das Projektmarketing ins Spiel.

Stakeholder spielen im Change Management eine entscheidende Rolle, da sie maßgeblich den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts beeinflussen können. Ein kluges Stakeholdermanagement fängt damit an, dass man genau hinsieht, wer alles im Boot ist – wer von den Veränderungen betroffen ist oder sie beeinflussen könnte. Das ist wichtig, um zu verstehen, was jeder einzelne braucht und erwartet oder wo möglicherweise Widerstand lauert. Jede Gruppe bringt ihre eigene Sichtweise mit, und es ist die Aufgabe des Projektmanagers, all diese Perspektiven zusammenzuführen. Dieses tiefere Verständnis ist der Schlüssel, um maßgeschneiderte Strategien zu entwickeln.

Hier sind die wesentlichen Aspekte, wie Stakeholder den Prozess prägen:

Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die von den Ergebnissen eines Projekts betroffen sind oder das Projekt selbst beeinflussen können. Ihre Unterstützung oder ihr Widerstand kann den gesamten Verlauf eines Change-Prozesses bestimmen. Ein überzeugter Stakeholder kann als treibende Kraft wirken, während ein kritischer Stakeholder erheblichen Widerstand leisten kann.

Ein wichtiger erster Schritt ist es, alle relevanten Stakeholder zu identifizieren und ihre Rollen, Interessen und Einflüsse zu analysieren. Diese Analyse hilft dabei, die potenziellen Unterstützer und Gegner des Projekts frühzeitig zu erkennen und angemessen auf ihre Bedürfnisse einzugehen.

Die Einteilung von Stakeholdern in verschiedene Gruppen, beispielsweise nach ihrem Energie- und Einflussniveau (wie proaktive Bremser, Change Agents oder Gewinner), ermöglicht es, gezielte Strategien für den Umgang mit den jeweiligen Gruppen zu entwickeln. Jede Gruppe hat unterschiedliche Motivationen, die im Change-Prozess berücksichtigt werden müssen. Es kommt auch darauf an, die „Energie“ der Stakeholder zu verstehen. Manche sind vielleicht skeptisch und zögerlich, während andere als echte Change Agents den Wandel vorantreiben. Wer zögert, braucht vielleicht ein wenig mehr Überzeugungsarbeit und kontinuierliche Zuwendung, um seine Sichtweise zu ändern. Manche Mitarbeitenden verstehen möglicherweise die Notwendigkeit oder den Sinn hinter der Veränderung nicht, weil ihnen die langfristigen Vorteile oder die übergeordneten Ziele des Projekts nicht klar sind. Hier ist es wichtig, gezielt auf ihre Bedenken einzugehen, die Veränderung klar zu erklären und den Mehrwert für sie persönlich und die Organisation hervorzuheben. Dies kann durch gezielte Gespräche, Workshops oder maßgeschneiderte Kommunikationsmaßnahmen erreicht werden, die Transparenz schaffen und Vertrauen aufbauen.Die Change Agents hingegen sind Gold wert und sollten in ihrer Rolle gestärkt und als Multiplikatoren eingesetzt werden.

Eine offene und klare Kommunikation mit Stakeholdern ist essentiell. Stakeholder wollen wissen, wie sich der Wandel auf sie auswirkt, welche Vorteile er bringt und welche Risiken es gibt. Regelmäßige Updates, die Einladung zu Workshops und die Möglichkeit, Feedback zu geben, schaffen Vertrauen und Akzeptanz. Das Ziel sollte sein, dass sich wirklich jeder abgeholt und informiert fühlt. Dazu eignen sich regelmäßige Updates, Meetings, Newsletter oder auch interne Plattformen. Offene Gespräche sind sehr wichtig, sie bieten Räume, in denen jeder seine Meinung sagen kann. Durch das Aufnehmen und Einbeziehen von Feedback lässt sich die Strategie immer weiter verbessern. Gleichzeitig weiß ich, dass der Faktor Zeit eine große Herausforderung ist – gerade in einem ohnehin dicht getakteten Projektalltag. Kommunikation und Maßnahmen kosten nicht nur Zeit, sondern auch Energie. Deshalb ist es entscheidend, gezielte und effektive Kommunikationskanäle zu schaffen, die den Austausch erleichtern, ohne den Zeitplan unnötig zu belasten. Es geht darum, einen Balanceakt zu finden zwischen intensiver Beteiligung und effizientem Fortschritt.

Lies gern mehr über Kommunikation im Projekt hier.

Engagierte Stakeholder, die in den Prozess eingebunden sind und ihren Beitrag leisten können, fühlen sich wertgeschätzt und übernehmen oft eine aktive Rolle im Wandel. Sie werden zu Change Agents, die den Prozess in ihren eigenen Teams oder Abteilungen weiter vorantreiben.

Nicht alle Stakeholder werden den Wandel sofort unterstützen. Einige könnten aus Unsicherheit, Angst vor Veränderungen oder eigenem Interesse Widerstand leisten. Change Management muss diese Bedenken adressieren und Strategien entwickeln, um Widerstände zu minimieren – sei es durch persönliche Gespräche, Überzeugungsarbeit oder strukturelle Anpassungen.

Die Integration von Stakeholdern endet nicht mit der Umsetzung des Projekts. Langfristige Bindung und die Verankerung des Wandels in der Organisationskultur sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Veränderungen nachhaltig bleiben.

Stakeholder sind also keine passiven Zuschauer, sondern aktive Mitgestalter von Veränderungsprozessen. Ihre frühzeitige Einbindung, transparente Kommunikation und gezielte Unterstützung bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Change Management. Und ja, mir ist sehr bewusst, wie herausfordernd das gerade in Großprojekten ist. Unterschiedliche Abteilungen, zahlreiche Stakeholder und oft auch widersprüchliche Interessen machen es nicht einfach, alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Dennoch zeigt sich immer wieder: Mit einer klaren Strategie, Geduld und einer offenen Haltung lassen sich auch in komplexen Projekten Veränderungen erfolgreich umsetzen.

Im Rahmen des Change Managements ist es unerlässlich, die verschiedenen Veränderungstypen und Stakeholdergruppen zu kennen und auf sie abgestimmte Kommunikationsstrategien zu entwickeln:

Bruno Jenny (VAH 2015) teilt das Mitarbeiterverhalten in diese Veränderungstypen ein:

Stakeholdergruppen aus der Sicht der Energie (nach Bruno Jenny):

Projektmarketing spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Change-Prozesse in Projekten erfolgreich zu gestalten. Es macht Veränderungen sichtbar, schafft Akzeptanz und fördert das Engagement aller Beteiligten. Mit den richtigen Strategien und Werkzeugen wird Projektmarketing zu einem unverzichtbaren Bestandteil eines jeden erfolgreichen Change-Management-Prozesses.

Der erste Schritt zu gelungenem Projektmarketing ist eine klare und einprägsame Botschaft. Diese sollte den Zweck und die Vorteile des Projekts für alle Beteiligten verständlich vermitteln. Eine präzise Kommunikation reduziert Unsicherheiten und schafft ein gemeinsames Verständnis der Ziele.

Storytelling ist ein weiterer wirkungsvoller Ansatz. Erzähle die Geschichte des Projekts – von den Herausforderungen über die geplanten Veränderungen bis hin zu den erwarteten Vorteilen. Eine gute Geschichte weckt Emotionen, macht den Wandel greifbar und motiviert die Beteiligten zur aktiven Mitgestaltung.

Erinnerst du dich? Jede Stakeholder-Gruppe hat unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen. Führungskräfte benötigen beispielsweise strategische Informationen, während Mitarbeitende sich für die konkreten Auswirkungen auf ihren Arbeitsalltag interessieren. Indem die Inhalte und Kommunikationskanäle auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt werden, wird sichergestellt, dass die Botschaften relevant sind und ihre volle Wirkung entfalten.

Ein zentraler Aspekt des Projektmarketings ist das Hervorheben der positiven Auswirkungen des Wandels. Zeige auf, wie das Projekt zu effizienteren Prozessen, besseren Ergebnissen oder einer spürbaren Entlastung führt. Solche positiven Perspektiven motivieren und fördern eine positive Wahrnehmung des Projekts.

Visuelle Kommunikationsmittel wie Infografiken, Videos oder Flipcharts in Meetings sind dabei besonders effektiv. Sie erleichtern es, komplexe Inhalte anschaulich und verständlich zu machen, und bleiben besser im Gedächtnis.

Das Teilen von Erfolgsgeschichten ist ein weiterer Schlüssel, um Vertrauen in den Change-Prozess zu stärken. Kleine Meilensteine oder größere Projekterfolge sollten regelmäßig kommuniziert werden, um das Team zu motivieren und den Fortschritt sichtbar zu machen.

Ebenso wichtig ist die Einbindung von Multiplikatoren. Key User oder Change Agents können als Botschafter des Wandels fungieren und in ihren Teams als Ansprechpartner wirken. Sie schaffen Nähe, Glaubwürdigkeit und fördern die Akzeptanz der Veränderungen.

Interaktive Formate wie Workshops, Q&A-Sessions oder digitale Townhalls sind wertvolle Instrumente, um den Austausch zu fördern und Vertrauen aufzubauen. Solche Formate bieten die Möglichkeit, Fragen zu klären, Bedenken anzusprechen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

Eine offene Feedbackkultur ist ebenfalls essentiell. Indem regelmäßig Rückmeldungen eingeholt werden, können Strategien flexibel angepasst und verbessert werden. Dies stärkt nicht nur die Beteiligung, sondern zeigt auch, dass die Meinungen der Stakeholder ernst genommen werden.

Projektmarketing schafft nicht nur Transparenz und Engagement, sondern baut auch Vertrauen auf, stärkt die Identifikation der Beteiligten und unterstützt die nachhaltige Verankerung von Veränderungen in der Unternehmenskultur. Durch gezielte Kampagnen, klar formulierte Botschaften und interaktive Formate wird Change Management nicht nur effektiver, sondern auch greifbarer und motivierender für alle Beteiligten.

Projektmarketing ist jedoch keine einmalige Aktion, sondern ein fortlaufender Prozess. Am besten richtest du ein eigenes kleines Team für das Projektmarketing ein, denn ohne gezielte Zuständigkeiten besteht die Gefahr, dass es im stressigen Projektalltag untergeht. Kontinuität in der Kommunikation stärkt das Vertrauen und sorgt dafür, dass der Wandel erfolgreich abgeschlossen wird.

Change Management ist ein facettenreicher Prozess, der spezifische Tools und Techniken erfordert, um in den verschiedenen Projektphasen erfolgreich zu sein. Die sorgfältige Vorbereitung und Planung von Change-Initiativen sind dabei ebenso entscheidend wie die praktische Umsetzung im Projektalltag.

Vorbereitung und Planung von Change-Initiativen: Am Anfang jedes Change-Projekts steht eine gründliche Vorbereitung. Dabei geht es darum, das Projektumfeld genau zu analysieren, Ziele klar zu definieren und einen detaillierten Fahrplan für die Umsetzung zu entwickeln. Zu den wichtigsten Tools gehören Stakeholder-Analysen, Risikobewertungsverfahren und strategische Planungstools, die helfen, das Change-Projekt auf eine solide Basis zu stellen.

Wusstest du:

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Einsatz spezifischer Werkzeuge und Techniken im Projektmanagement: Im Verlauf eines Change-Projekts kommen verschiedene Werkzeuge zum Einsatz, die darauf ausgerichtet sind, den Change-Prozess effektiv zu steuern und zu überwachen. Dazu zählen zum Beispiel eine Projektmanagement-Software, die hilft, Aufgaben zu verteilen und Fortschritte zu tracken, sowie Kommunikationstools wie MS Teams, Intranet etc, die eine ständige Interaktion und den Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten gewährleisten.

Workshop-Formate und deren Anwendung in Change-Projekten: Workshops sind ein zentrales Element im Change Management, um Teams zusammenzubringen, gemeinsame Lösungen zu erarbeiten und den Wandel zu begleiten. Hierbei wird oft auf interaktive Methoden gesetzt, die es ermöglichen, direkt auf das Feedback der Teilnehmer einzugehen und die erarbeiteten Inhalte sofort praktisch zu erproben. Effektive Workshop-Formate sind so gestaltet, dass sie nicht nur Wissen vermitteln, sondern auch die Teamdynamik stärken und zur Bildung einer positiven Change-Kultur beitragen. Visuelle Hilfsmittel wie Flipcharts, Whiteboards oder digitale Präsentationstools in Workshops helfen, komplexe Informationen verständlich zu machen und das Engagement der Teammitglieder zu fördern. Sie unterstützen nicht nur bei der Darstellung von Prozessabläufen und Ergebnissen, sondern erleichtern auch die gemeinsame Ideenentwicklung in Workshops und Meetings.

Wusstest du: In meinen Workshops helfe ich Projektteams, den Change in Projekten erfolgreich mitzugestalten. Am wichtigsten ist mir jedoch, dass Change Management nicht als “nachträglicher Gedanke”, sondern als integraler Bestandteil der Projektplanung und -umsetzung betrachtet wird.

Change Management wird oft als zweitrangig betrachtet – ein "nice-to-have", wenn die Zeit es erlaubt. Doch die Realität zeigt: Ohne eine durchdachte und konsequente Planung des Wandels bleiben selbst die besten Projektideen hinter ihren Möglichkeiten zurück. Der technische und organisatorische Erfolg eines Projekts steht und fällt mit der Akzeptanz und Einbindung der Menschen, die es umsetzen und davon betroffen sind.

Wirklicher Wandel bedeutet mehr, als Prozesse zu ändern oder neue Systeme einzuführen. Es geht darum, die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie stehen, sie auf dem Weg mitzunehmen und ihnen die Werkzeuge und das Vertrauen zu geben, die Veränderung aktiv mitzugestalten. Change Management schafft den Raum und die Strukturen, um Unsicherheiten zu reduzieren, Widerstände aufzulösen und Begeisterung für den gemeinsamen Erfolg zu wecken.

In einer Zeit, in der Projekte immer komplexer werden und der Druck auf Organisationen wächst, ist Change Management keine Option – es ist eine Notwendigkeit. Es stellt sicher, dass der Wandel nicht nur geplant, sondern auch gelebt wird. Denn nur dann werden Projekte nicht nur abgeschlossen, sondern nachhaltig erfolgreich.